A magyar kézműves vállalkozások tulajdonosai rendkívül jól csinálják a szakmájukat. Ha szekrényeket gyártanak — gyönyörű lesz. Ha klímát szerelnek — pontosan fog működni.
De van egy pont, ahol gyakran káosz lesz: a kommunikáció.
Mire gondolok?
"Az ügyfél a Messengeren kérdez, a munkatárs meg e-mailben válaszol."
"A szerelő Viberben elküldi a fotót, de aztán elfelejtik elmenteni."
"Van öt párhuzamos ügy — és a CEO már nem emlékszik, hogy melyikhez mi tartozik."
Ez nem tudatlanság — hanem szétszórt kommunikáció.
Mi a probléma pontosan?
1. Minden kommunikáció más csatornán fut
A legtöbb magyar kézműves vállalkozásnál így néz ki egy átlagos nap:
Messenger: "Mikor jönnek?"
E-mail: "Csatolt fájl" (ami lehet, hogy nem nyílik meg)
Viber: "Elküldte a munkatárs a fotót"
WhatsApp: "Beszállító írta, hogy csúszik"
Telefon: "Élőben beszéltek — de nem rögzítette senki"
SMS: "Sürgős — fizetési emlékeztető"
Ha azt kérdezed: "Hol van az a fotó, amit a Kovács projekt kapcsán kaptunk?" — akkor jó eséllyel senki nem tudja. Mert valahol volt, de hol?
2. A CEO feje olyan, mint egy tele jegyzetfüzet — csak éppen semmi nincs leírva
Sok tulajdonos azt mondja:
"Minden a fejemben van — ha kell, emlékezni fogok."
És ez működik is — amíg 3-4 projekt fut párhuzamosan.
De amikor 10-15 projekt megy egyszerre, akkor egyszer csak:
- Elfelejtesz egy határidőt
- Összetévesztesz két ügyfelet
- Nem találod meg azt a kulcsfontosságú e-mailt
És akkor jön a pánik: "Ezt megbeszéltük, vagy nem? Mit ígértünk?"
3. A munkatársak sem tudják, hogy melyik információ a friss
Ha a CEO nem tudja — akkor a többi munkatárs pláne nem.
"Melyik dokumentum a végleges? A Messenger-en küldött, vagy az e-mailben?"
"Milyen státuszban van ez a projekt? Senki nem frissítette."
"Ki válaszolt ennek az ügyfélnek? Vagy senki?"
Ez a kommunikációs káosz — és rendkívül gyakori magyar kézműves cégeknél.
"Ha a CEO fejében összekuszálódik az információ — akkor mindenki másnál is."
Miért gond ez?
Mert a következő dolgok történnek:
1. Több hibás döntés
Ha nem látod át a folyamatokat, akkor sokszor reakcióból döntesz, nem stratégiából.
2. Fárasztó a mindennapi munka
Ha minden üzenet más csatornán jön, akkor állandó "keresgetés" van — és ez fárasztó.
3. Az ügyfelek érzik, hogy valami "nem kerek"
Ha te magad sem látod át — akkor az ügyfél számára is bizonytalan lesz minden.
4. Nehéz új embert betanítani
Ha te sem tudod pontosan, hogy mi hol van — akkor hogy fogja tudni az új munkatárs?
Rengeteg magyar cég azért nem tud növekedni, mert nincs dokumentált folyamat — minden a tulajdonos fejében van.
Hogyan lehet ezt megoldani?
Nem bonyolult — csak egy központi pontot kell létrehozni.
1. Egy helyre minden információ
Ne Messenger + e-mail + Viber + telefon + SMS.
Hanem: egy központi rendszer, ahol minden projekt külön felületet kap:
- •Üzenetek
- •Dokumentumok
- •Fotók
- •Státusz
- •Határidők
Ha bárki — te, munkatárs, vagy ügyfél — rákérdez valamire, egy helyen megtalálsz mindent.
2. Ne kelljen a fejedben tartani mindent
Ha van egy rendszer, ahol minden le van dokumentálva, akkor:
Ez óriási mentális tehercsökkentés — és több energiád marad arra, hogy építsd a céged.
3. A munkatársak is látják, hogy mi hol tart
Ha van egy átlátható felület, ahol minden státusz látszik:
- •Nem kell megkérdezniük tőled minden apróságot
- •Maguk is frissíthetik a státuszt
- •Az ügyfél is látja — és nem téged hív
Ez azt jelenti, hogy te kevesebb kérdést kapsz — mert mindenki látja, hogy mi történik.
Összefoglalás – mi a tanulság ebből?
A kommunikációs káosz nem azért van, mert rossz ember vagy — hanem mert nincs rendszer.
Ha van egy központi felület, ahol minden információ egy helyen van — akkor te, a munkatársak és az ügyfelek is könnyebben fognak dolgozni.
És ami a legfontosabb: kevesebb lesz a stressz — mert nem kell állandóan a fejedben tartanod mindent.
Felismerted magad ebben a történetben?
Ha szeretnéd rendezni a kommunikációt és a folyamatokat — beszélgessünk.
Kérj ingyenes konzultációtVIP Portal Team
Mi minden nap látjuk, milyen kihívást jelent a kommunikáció magyar kézműves vállalkozásoknál. A cél: hogy ne káosz legyen, hanem rendszer — ahol mindenki tudja, mi hol tart.