.png)
Az igazság az, hogy a legtöbb egyedi fejlesztésű portál technikai szempontból kifogástalan. Működik. Gyors. Szép. De a munkatársak visszamennek Excelbe, WhatsApp-ba, Post-it cetlikhez. Miért?
László, egy ingatlanfejlesztő cég projektvezetője elmesélte: "Kaptunk egy szuper portált, ahol minden látszik - ki hol tart, mik a határidők, mennyi a költség. De a művezetők nem töltötték fel. Kiderült: nekik nem arról kellett volna szólnia a rendszernek, hogy mit lát a menedzsment. Hanem arról, hogy ők mit látnak."
Ez a kulcs. A portált nem a vezetőségnek kell használnia. Hanem a munkatársaknak. És ha nekik nem segít a napi munkában, nem fogják.
Kata, egy luxus ingatlanközvetítő cég asszisztense így fogalmazott: "Az előző rendszerben minden az ügyvéd vagy a befektető szemszögéből volt megcsinálva. Én viszont napi 40 emailt kezelek, 15 telefont intézek, 8 megtekintést szervezek. Nekem az kellett volna, hogy reggel beülök, és azonnal látom: kit kell ma hívnom, melyik szerződés lejár holnap, melyik ügyfél nem válaszolt még."
Pontosan erről van szó. Nem arról, hogy mi látszik a rendszerben. Hanem arról, hogy mit mutat meg elsőként.
A cégvezetők gyakran azt hiszik: ha elkészül a portál, ami nekik hasznos, akkor mindenki más is használni fogja. De a munkatársak nem azért nyitják meg a rendszert naponta, hogy "lássák az átfogó képet". Hanem mert megkönnyíti az életüket konkrétan aznap.
.png)
A 3 dolog, amit a munkatársak valójában akarnak
Gábor, egy építési vállalkozás területvezetője konkrétan megfogalmazta: "Nekem nem az a lényeg, hogy látom-e az összes projektet. Hanem hogy az én 6 projektemről kapok-e azonnali képet: mi vörös, mi sárga, mi zöld. És amikor rákattintok, ne kelljen keresgélnem - azonnal ott legyen, mit kell tennem."
Ez a különbség egy "átfogó rendszer" és egy "használható tool" között. Az átfogó rendszerben minden benne van. A használható tool-ban az van elöl, ami nekem kell ma.
Nóra, egy befektetési tanácsadó cég ügyintézője másik oldalról világítja meg: "Az előző portálban kellett keresnem az ügyfél adatait. Aztán kellett keresnem a dokumentumokat. Aztán kellett keresnem az emaileket. Három különböző helyen. Mire megtaláltam, lefoglaltam egy meetinget, és az ügyfél már írt WhatsApp-on."
"A portál akkor jó, ha a munkatárs reggel kinyitja, és az első 10 másodpercben látja: mit kell csinálnom ma. Ha keresgélni kell, már elvesztettem őt."
Mit akarnak valójában a munkatársak?
1. Sebesség
Ne kelljen keresgélni. Az első képernyő mutassa, mi a feladat ma. 3 kattintás alatt végre legyen hajtható bármi.
2. Kontextus
Amikor egy ügyfélre kattintok, ott legyen minden: email, dokumentum, határidő. Ne kelljen váltogatni 3 rendszer között.
3. Mobil
A művezetők nem asztalnál dolgoznak. Az asszisztensek nem az irodában. Ha nincs tökéletes mobil verzió, nem fogják használni.
Hogyan épül fel egy portál, amit tényleg használnak?
Tibor, egy prémium ingatlanközvetítő cég IT vezetője elmesélte az áttörést: "Amikor elküldték a látványtervet, az első reakció volt: 'Ez az! Ez pontosan úgy néz ki, ahogy én dolgozom.' Nem kellett megtanítani őket használni. Azonnal értették, mert az ő munkafolyamatukat tervezték meg vizuálisan."
.png)
A VIP Portal módszertanának lényege pont ez: nem egy rendszert tervezünk, hanem a munkatárs munkanapját. Ákos, az Eden Gate társalapítója így fogalmazott: "Amikor megláttam a látványtervet, azt mondtam: ANYÁD ez kell nekem. Mert láttam magam benne - reggel beülök, látom a 6 projektemet, tudom mit kell tenni."
Ez a különbség egy "feature-listás" és egy "munkafolyamat-központú" portál között. Az egyik leírja, mit tud a rendszer. A másik megmutatja, hogyan fog kinézni a munkatárs napja, amikor használja.
Ennyi rendszert próbált az építési cég
Elköltve, vissza Excelbe
Ennyi alatt kell látni a feladatot
A kulcs tehát nem a technológia. Hanem az, hogy megértjük a munkatárs munkanapját még azelőtt, hogy egyetlen képernyőt megterveznénk. Ez az, amit a legtöbb fejlesztő kihagyja - és ez az, amiért a munkatársak bojkottálják az új portált.
Szandra, egy építési projekt koordinátora összefoglalta: "Amikor láttam az új portált, azonnal tudtam, hogy ezt fog használni minden művezető. Mert nem azt kérdezi: 'Mi az összes adat?' Hanem azt: 'Mi a te következő lépésed?'"
És pontosan ez a lényeg. Egy portál akkor működik, ha a munkatárs reggel beül, kinyitja, és az első 10 másodpercben látja: mit kell csinálnom ma. Ha ez megvan, használni fogják. Ha ez nincs meg, visszamennek Excelbe.
Szeretnél portált, amit a csapatod tényleg használ?
Ha látod magad ebben - amikor a munkatársak visszamennek Excelbe, mert a drága portált "nem értik" - van megoldás. A VIP Portal módszertana a munkatársak munkanapjából indul ki, nem a feature-listából.
Vedd fel velünk a kapcsolatotVIP Portal Team
A VIP Portal csapata az elmúlt 3 évben 20+ portált tervezett építési cégeknek, ingatlanfejlesztőknek és befektetési menedzsment cégeknek. A legnagyobb tanulság: nem a funkciók számítanak. Hanem az, hogy a munkatárs reggel beül, és az első 10 másodpercben tudja, mit kell tennie.