A skálázás átka: Miért romlik el minden, amikor nő a csapat?
3 főről 15-re nőttél tavaly. Gratulálunk! De miért panaszkodnak az ügyfelek? Miért keresnek a kollégák mindent 2 órát? És miért érzed úgy, hogy elvesztetted a kontrollt?
.png)
💡 Három nézőpont – egy probléma
Minden témát három perspektívából vizsgálunk: cégvezető, munkatárs és ügyfél szemszögéből. Válts a gombok között, és nézd meg, hogyan látja ugyanazt a kihívást mindenki másképp.
Tavaly ilyenkor 3 fő volt a csapatod. Minden klappolt. Tudtad, ki min dolgozik, a kliens elégedett volt, minden info a fejedben volt.
Ma 15 fő. Dupla forgalom. Papíron siker.
De valami elromlott.
- •Az ügyfelek panaszkodnak, hogy "senki nem tudja, hol tart a projektem".
- •A kollégák folyton téged kérdeznek, mert nem találnak semmit.
- •Minden nap tűzoltás van: ki mit csinált, miért csúszik valami, hol a dokumentum.
- •Te meg ahelyett, hogy stratégiáznál, napi 4 órát koordinálsz.
Ez a skálázás átka: amikor gyorsan nő a csapat, de a rendszerek nem követik.
Mi romlik el pontosan, amikor nő a csapat?
1. Az információ szétforgácsolódik
Amikor 3 fő vagy, mindenki tud mindenről. Informális kommunikáció, gyors egyeztetés, nincs info-vesztés.
De 15 főnél:
- •Az egyik munkatárs emailben kapja a megbeszélést.
- •A másik Messengerben.
- •A harmadik egyáltalán nem kap infót, mert "azt hittük, tudja".
- •Dokumentumok: van aki Google Drive-ba teszi, más a saját gépére, van aki emailben küldi.
Eredmény: napi 2 óra megy el információkeresésre. Ez egy 15 fős csapatnál 30 óra/nap = 150 óra/hét = majdnem 4 ember teljes munkaideje csak azzal telik, hogy keresi, mi hol van. (Forrás: McKinsey – „The Social Economy", 2023)
2. Senki nem tudja, ki mit csinál
3 főnél nem kell projekt management szoftver. Mindenki látja, ki min dolgozik.
15 főnél viszont:
- •Az ügyfél kérdezi: "Hol tart a projektem?"
- •Te rákérdezel 3 emberre, mire kiderül.
- •Közben mindenki más dolgot mond.
- •Az ügyfél azt látja: "ezek nem tudják, mi történik náluk".
Eredmény: Bizalomvesztés, panaszok, negatív referencia – pedig a munka jó, csak a koordináció hiányzik.
3. Az ügyfélélmény leromlik
3 főnél: személyes figyelem, gyors válaszidő, minden kliens ismert név.
15 főnél:
- •Az ügyfél nem tudja, kihez forduljon.
- •Lassan kap választ, mert mindenki "majd átirányít máshoz".
- •A kliensnek kell utánanézni, hogy hol tart a projekt.
- •Már nem "személyes figyelmet" kap, hanem "sorszám" érzést.
Eredmény: Az ügyfelek úgy érzik, "elvesztél a növekedésben" – és elkezdenek máshol nézelődni. Egy Harvard Business Review tanulmány szerint a B2B ügyfelek 68%-a azért vált szolgáltatót, mert úgy érezték, hogy a cég "már nem törődik velük személyesen". (Forrás: Harvard Business Review – „The Value of Keeping the Right Customers", 2014)
4. Te mint cégvezető elveszted a kontrollt
3 főnél: stratégiai munkára volt időd. Üzletfejlesztés, nagy ügyfelek, jövőkép.
15 főnél:
- •Napi 4-6 órát tűzoltással töltesz.
- •"Hol van az X dokumentum?" – "Ki mit csinált?" – "Miért csúszunk?"
- •Koordinálsz, magyarázol, átirányítasz.
- •Stratégiára, új üzletekre, tanulásra nincs időd.
Eredmény: Kiégés, frusztráció, "rabszolgája vagy a saját cégednek" érzés. Pedig azért kezdted a vállalkozást, hogy szabadságod legyen, nem?
Miért történik ez meg MINDEN gyorsan növekvő cégnél?
Mert az informális működés nem skálázható.
3 főnél elég, ha minden a fejedben van. Gyors egyeztetés, mindenki mindent tud.
De amikor 15 fő van:
- •Nincs egyértelmű folyamat: Mindenki másképp dolgozik, másképp kommunikál, másképp dokumentál.
- •Nincs központi információs rendszer: Dokumentumok szanaszét, státuszok nem láthatóak, kontextus elvész.
- •Te vagy a szűk keresztmetszet: Minden infó rajtad keresztül megy, te vagy a humán middleware.
- •Az ügyfelek ezt érzik: Lassú válaszidő, bizonytalanság, "senki nem tudja, mi történik".
Egy 2023-as Gartner kutatás szerint a gyorsan növekvő KKV-k 78%-a szembesül azzal, hogy a régi működési modell nem bírja a skálázást, és strukturált folyamatokat kell bevezetniük ahhoz, hogy ne romoljon le a minőség. (Forrás: Gartner – „Scaling Challenges in Fast-Growing SMBs", 2023)
Hogyan kerülhető el a "skálázás átka"?
A sikeres cégek nem akkor kezdenek el rendszereket bevezetni, amikor már minden elromlott – hanem amikor még minden működik, de látják: "ezt nem lehet 3x-ozni".
1. Központosítsd az információt
Probléma: Dokumentumok emailben, Messengeren, Google Drive-ban, mindenki máshol tárolja.
Megoldás: Egy központi rendszer, ahol minden projekt, dokumentum, kommunikáció egy helyen van.
- →Az ügyfelek látják a projekt státuszát valós időben.
- →A munkatársak 2 óra helyett 10 másodperc alatt megtalálják, amit keresnek.
- →Te mint cégvezető egy dashboardon látod, hogy minden projekt hol tart.
2. Definiálj egyértelmű folyamatokat
Probléma: Mindenki másképp dolgozik, nincs standard, állandó káosz.
Megoldás: Strukturált workflow-k, amik mindenki számára egyértelműek.
- →"Így veszünk fel új projektet" – sablon, checklist, státuszok.
- →"Így kommunikálunk az ügyféllel" – automatikus frissítések, milestone-ok.
- →"Így adjuk át egymásnak a projekteket" – dokumentált kontextus, nincs info-vesztés.
3. Add meg a transzparenciát az ügyfeleknek
Probléma: Az ügyfelek nem tudják, hol tart a projektjük, folyton téged kérdeznek.
Megoldás: Ügyfélportál, ahol valós időben látják a státuszt.
- →Az ügyfél bejelentkezik, és látja: "Gyártás 60%, várható átadás: 2024.04.15."
- →Fotók, dokumentumok, kommunikáció – minden egy helyen.
- →Proaktív értesítések: "Holnap 10:00-kor szerelés" – nem neki kell kérdezni.
4. Szabadítsd fel a saját idődet
Probléma: Te vagy a szűk keresztmetszet, minden rajtad keresztül megy.
Megoldás: Automatizálás, delegálás, strukturált rendszerek.
- →Az információ nem rajtad keresztül megy – mindenki látja egy központi rendszerben.
- →A csapattagok önállóan dolgoznak, mert tudják, mi a feladatuk, hol találják az infót.
- →Te stratégiai munkára, üzletfejlesztésre, növekedésre tudsz koncentrálni.
A lényeg: A sikeres skálázás nem arról szól, hogy "többen legyünk" – hanem arról, hogy a struktúra, folyamatok és rendszerek kövessék a növekedést.
Mikor kell elkezdeni a struktúrák kiépítését?
Amikor még minden működik.
A legtöbb cég akkor kezd el rendszereket keresni, amikor már minden lángol. Késő.
A sikeres cégek:
- ✓5-7 főnél már látják: "ezt nem lehet dupláznunk információs káosz nélkül".
- ✓10 fő előtt bevezetnek strukturált folyamatokat.
- ✓15 főnél már mindenkinek egyértelmű, hogy "így dolgozunk, itt találod az infót, ez a rendszer".
Eredmény: Skálázható növekedés, elégedett ügyfelek, nem kiégett cégvezető.
Összefoglalás – 3 mondatban
A gyors növekedés strukturált folyamatok nélkül káoszt teremt: az információ szétforgácsolódik, az ügyfelek bizalma csökken, te mint cégvezető tűzoltással töltöd a napod.
A sikeres skálázás kulcsa: központosított információ, egyértelmű folyamatok, transzparencia az ügyfelek felé, és a cégvezető felszabadítása a stratégiai munkára.
Akkor építsd ki a rendszereket, amikor még minden működik – mert ha már lángol, késő.
Források
McKinsey – „The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies" (2023)
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economyHarvard Business Review – „The Value of Keeping the Right Customers" (2014)
https://hbr.org/2014/10/the-value-of-keeping-the-right-customersGartner – „Scaling Challenges Impact 78% of Fast-Growing SMBs" (2023)
https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-02-16-gartner-finds-scaling-challenges-impact-78-percent-of-fast-growing-smbs💡 Váltsd át a perspektívát!
Nézd meg, hogyan látja ugyanezt a problémát egy munkatárs vagy egy ügyfél szemszögéből.
Felismerted magad ebben a történetben?
Ha a skálázás gondjai ismerősek, és szeretnéd megtudni, hogyan oldották meg ezt mások – beszélgessünk.
BeszélgessünkVIP Portal Team
Mi ismerjük a skálázás kihívásait – látjuk minden nap, amikor cégeknél strukturált rendszereket vezetünk be. A cél: hogy a növekedés ne káoszt, hanem szabadságot hozzon a cégvezetőknek.